Klompen
Oriëntatie
Vereniging
Zuid

 

Privacyverklaring

In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die op 25 mei 2018 definitief in werking is getreden heeft KOVZ haar privacybeleid vastgesteld. Daarin wordt uiteengezet welke persoonsgegevens wij registreren en waarom, hoe wij die registreren en beschermen en aan wie wij deze gegevens ter beschikking (moeten) stellen.

Welke persoonsgegevens registreren wij en waarom

  1. Naam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer(s): om met de leden te kunnen communiceren;
  2. Geboortedatum, geslacht, nationaliteit: om de leden in de voor hen bestemde competities te kunnen indelen;
  3. Registratienummer NOLB, SportIdentnummer, EMIT-nummer: om de leden te kunnen inschrijven voor wedstrijden en oriëntatie-evenementen;
  4. Datum aanvang lidmaatschap: om historische redenen;
  5. Contributiebedrag en Contributiebetaling: ten behoeve van de financiële administratie.

Wat doen wij met uw gegevens

Deze gegevens worden beheerd door de ledenadministratie. De gegevens worden aangeleverd door de leden zelf, bij aanvang van hun lidmaatschap, en zo nodig door hen gecorrigeerd of aangevuld bij wijzigingen in hun persoonlijke situatie. De gegevens worden geregistreerd in een Excel-document, op de computer van de ledenadministratie. Deze computer is niet toegankelijk voor derden en is voorzien van firewall en security-software met de bedoeling om datalekken te voorkomen.
Eenmaal per jaar ontvangen de bestuursleden een ledenlijst met de informatie als genoemd bij de punten 1, 2, 3 en 4. De penningmeester ontvangt tevens de informatie als genoemd bij punt 5. Zij gebruiken die gegevens als informatiebron bij het maken van hun jaarplannen, begroting, verenigingsactiviteiten, bij het communiceren met de leden, bij het organiseren van wedstrijden, bij het inschrijven van leden voor wedstrijden en oriëntatie evenementen. Zij bewaren deze gegevens op hun computer, die niet toegankelijk is voor derden en die is voorzien van een firewall en security-software. Zij verspreiden deze gegevens niet buiten de kring van bestuurders en verstrekken geen gegevens aan derden.
Eenmaal per kwartaal ontvangt de secretaris en één bestuurslid een kopie van de tot die datum bijgewerkte ledenlijst op de punten 1, 2, 3 en 4, als backup van de ledenadministratie. Zij bewaren deze gegevens op hun computer, die niet toegankelijk is voor derden en die is voorzien van een firewall en security-software. Zij verstrekken deze gegevens niet aan derden.
Leden van de KOVZ zijn automatisch lid van de NOLB, de Nederlandse bond voor het oriëntatielopen. De NOLB beschikt over de gegevens als genoemd bij 1, 2, 3 en 4 van alle leden van KOVZ. Eenmaal per kwartaal ontvangt de NOLB een overzicht van nieuwe leden met informatie als genoemd bij de punten 1, 2, 3 en 4, teneinde de administratie van de NOLB up to date te houden. NOLB gebruikt deze gegevens voor eigen administratie en verstrekt geen gegevens aan derden, anders dan hiernagnoemde 'Helga'.
NOLB verstrekt 1x per kwartaal een beperkt aantal gegevens aan Helga, de leverancier van de software voor wedstrijdorganisatie en -registratie; dit met als enig doel de registratie/inschrijving/rangschikking van onze leden bij oriëntatie-evenementen georganiseerd met Helga mogelijk te maken. De gegevens die aan Helga verstrekt worden zijn: NOLB-nummer, achternaam, voornaam, geboortejaar, clubnaam, geslacht, categorie, nationaliteit, EMIT-nummer, aanmeldingsdatum NOLB en SportIdent-nummer. De bij Helga aangesloten verenigingen kunnen gebruik maken van deze gegevens bij de registratie/inschrijving/rangschikking van onze leden bij door hen georganiseerde oriëntatie-evenementen.

Beëindiging van het lidmaatschap

Bij beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens nog twee jaar bewaard door de ledenadministratie. De gegevens worden dan niet meer verstrekt aan bestuur KOVZ, NOLB of Helga.

Recht op inzage, correctie en verwijdering van de gegevens

Elk lid heeft recht op inzage in zijn gegevens en op correctie van zijn gegevens. Een verzoek daartoe kan worden ingediend bij de ledenadministratie, te bereiken via het contactformulier.
Twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap worden de gegevens definitief verwijderd, tenzij het betrokken lid vraagt om de gegevens met onmiddellijke ingang te verwijderen. Een verzoek daartoe kan worden ingediend bij de ledenadministratie, te bereiken via het contactformulier.
Met NOLB en Helga is overeengekomen dat ook zij uiterlijk twee jaar na beëindiging van het lidmaatschap de gegevens van betrokkene verwijderen.

Publicatie

De leden zijn op 25 mei 2018 geïnformeerd over de privacyverklaring. Nieuwe leden worden daarover bij aanvang van het lidmaatschap geïnformeerd: bij aanmelding wordt gevraagd of de privacyverklaring is gelezen en of hiermee akkoord wordt gegaan. Op de website is met ingang van 25 mei 2018 een privacyverklaring opgenomen.

Foto's

KOVZ publiceert op haar website en besloten Facebookpagina met enige regelmaat (actie)foto's van haar leden. De bedoeling is de leden herkenbaar voor elkaar te maken, bijzondere prestaties voor het voetlicht te
halen, sfeerbeelden van KOVZ-evenementen weer te geven, het clubgevoel te stimuleren en te versterken. KOVZ zal nimmer foto's van compromiterende situaties publiceren.
Op 25 mei 2018 zijn alle leden benaderd met de vraag of zij toestemming verlenen voor het publiceren van foto's. De foto's van leden die daarvoor geen toestemming verlenen zullen – voor zover mogelijk – verwijderd worden en in de toekomst zullen van hen geen foto's meer gepubliceerd worden.
Leden die bezwaar maken tegen een gepubliceerde foto, kunnen een verzoek tot verwijdering indienen via het contactformulier.

Wijzigingen

Het kan voorkomen dat onze privacyverklaring moet worden bijgewerkt. De laatste versie van onze privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen in deze privacyverklaring worden de leden daarover geïnformeerd.

KOVZ
25 mei 2018